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Ratgeber · Kanzleien & Treuhand

KI und Mandantengeheimnis: ein praktischer Ratgeber für Kanzleien und Treuhand

Die Pflicht zur Verschwiegenheit hat sich nicht geändert, weil die Werkzeuge neu sind. Geändert hat sich, an wie vielen Orten Mandanteninformationen an einem einzigen Nachmittag landen können.

Aktualisiert im September 2026

Kurz gesagt

Berufliche Verschwiegenheit heißt, angemessen darauf zu achten, wer Mandanteninformationen sehen kann, und das gilt auch für KI-Tools. Praktisch: Wissen Sie, wohin Mandantendaten gehen, wenn Sie KI nutzen; wählen Sie den Ort des Modells nach der Sensibilität des Mandats; halten Sie den Zugriff von KI-Agenten eng und protokolliert; lassen Sie einen Agenten nie ohne menschliche Prüfung E-Mails senden oder Geld bewegen; und folgen Sie den Hinweisen Ihrer Berufsorganisation. Dieser Ratgeber ist praktisch gemeint, keine Rechtsberatung.

Wohin Mandantendaten tatsächlich gehen

KI in einem Mandat einzusetzen, kann Mandanteninformationen an mehr Orte bringen, als man denkt:

  • Zum KI-Anbieter, wenn das Modell in der Cloud läuft.
  • In Chatverläufe und geteilte Arbeitsbereiche des KI-Tools.
  • In Agenten-Tools und Plugins, die für das Modell Dokumente oder E-Mails abrufen.
  • In Logs, Exporte und Kopien, die beim Testen eines Ablaufs entstehen.

Das Modell nach dem Mandat wählen

Mehrere Anwaltsverbände und Berufsorganisationen der Treuhand- und Prüfungsbranche haben Hinweise zu KI veröffentlicht: das Werkzeug verstehen, vertrauliche Informationen schützen, Ergebnisse überwachen und, wo nötig, offen mit Mandanten sein. Für eine kleine Kanzlei ist eine praktikable Regel, pro Mandat zu entscheiden.

Für hochsensible Mandate: ein Modell auf eigener Hardware, oder identifizierende Angaben aus dem Prompt heraushalten. Für Routinearbeit kann ein Business-Tarif eines Cloud-Modells mit Zusage gegen Training nach Ihren Regeln vertretbar sein. Halten Sie schriftlich fest, was wofür gilt.

E-Mail ist die gefährlichste Tür

In Mandanten-E-Mails treffen vertrauliche Informationen und nicht vertrauenswürdige Eingaben aufeinander. Eine Nachricht kann Anweisungen an einen KI-Agenten enthalten, und ein Agent, der senden kann, lässt sich zum Weiterleiten von Dokumenten bringen. Geben Sie KI-Assistenten eine Verbindung, die lesen und Entwürfe vorbereiten, aber nicht senden, löschen oder weiterleiten kann. Eine Person prüft und sendet.

Praktische Regeln für die Kanzlei

  • Zugangsdaten zu Mandantensystemen gehören nicht in Klartextdateien und nicht in die Reichweite von Agenten.
  • Jeder Agent bekommt nur den Zugriff, den seine Aufgabe braucht, und verliert ihn, wenn sie endet.
  • Wo möglich, sehen Agenten Mandantennamen als Platzhalter statt als echte Werte.
  • Nichts verlässt die Kanzlei (E-Mails, Eingaben, Zahlungen) ohne Prüfung durch eine Person.
  • Halten Sie fest, worauf jeder Agent zugegriffen hat, falls ein Mandant oder eine Aufsicht fragt.

Checkliste

Checkliste für die Kanzlei

  • Wir wissen, welche KI-Tools mit Mandanteninformationen in Berührung kommen, und mit welchem Tarif.
  • Sensible Mandate nutzen ein lokales Modell oder halten identifizierende Angaben aus Prompts heraus.
  • KI-Assistenten können E-Mails lesen und entwerfen, aber nicht senden.
  • Der Zugriff von Agenten auf Mandantensysteme ist begrenzt, protokolliert und widerrufbar.
  • Wir kennen die aktuellen Hinweise unserer Berufsorganisation zu KI.

Wie die MoltenRock-Apps einer Kanzlei helfen

Die MoltenRock-Apps laufen auf Ihren Macs und halten Zugangsdaten, E-Mail-Zugriff und Protokoll unter der Kontrolle der Kanzlei. Sie betreiben nicht das KI-Modell und machen keine rechtlichen oder Compliance-Zusagen für Sie.

Fragen

Dürfen Anwälte und Treuhänder überhaupt KI nutzen?

Viele Berufsorganisationen sagen Ja, mit Sorgfalt: das Werkzeug verstehen, vertrauliche Informationen schützen und die Ergebnisse überwachen. Prüfen Sie die aktuellen Hinweise Ihrer eigenen Organisation.

Verletzt ein Cloud-KI-Modell das Berufsgeheimnis?

Nicht automatisch. Es hängt von den Bedingungen des Anbieters, Ihren Regeln und dem Mandat ab. Für die sensibelste Arbeit ist ein lokales Modell oder das Weglassen identifizierender Angaben die vorsichtige Wahl.

Soll KI Mandanten-E-Mails entwerfen?

Entwerfen ist in Ordnung, wenn eine Person prüft und sendet. Geben Sie einem KI-Tool nicht die Möglichkeit, im Namen der Kanzlei zu senden.

Brauchen wir die Zustimmung der Mandanten?

Manche Regeln verlangen in bestimmten Fällen, Mandanten zu informieren oder zu fragen. Folgen Sie den Hinweisen Ihrer Berufsorganisation und Ihren Mandatsbedingungen.

Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information für Kanzleien und Treuhandbüros, keine Rechtsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Beruf; prüfen Sie die aktuellen Hinweise Ihrer Berufsorganisation.

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